Распоряжение Главы Юбилейного от 28.03.2013 № 83-РП

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ГЛАВЫ ГОРОДА ЮБИЛЕЙНОГО

ОТ 28.03.2013 № 83-РП

Об утверждении регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации города Юбилейного Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан",-

1.Утвердить регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации города Юбилейного Московской области. (Приложение).

2.Опубликовать настоящее распоряжение в газете "Спутник" и разместить на официальном сайте Администрации города Юбилейного.

3.Считать утратившим силу распоряжение главы города от 23.06.2011г. № 180-РП «Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации города Юбилейного Московской области».

4.Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления делами Администрации города Юбилейного Радченко А.В.

Глава города  В.В. Кирпичев

Рассылка:

1 – в дело

1 – в прокуратуру

1 – в Совет депутатов

1 – в управление делами

1 – в общий отдел

Исп. Гвоздев Д.И.

Приложение

к распоряжению главы

города Юбилейного

Московской области

от 28.03.2013 г. N 83

РЕГЛАМЕНТ

РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДА ЮБИЛЕЙНОГО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации города Юбилейного Московской области (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", Регламентом Администрации города Юбилейного Московской области, утвержденным распоряжением главы города Юбилейного Московской области от 20.11.2009г. № 250-РП, и устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в Администрации города Юбилейного Московской области (далее – Администрация).

1.2. Рассмотрение обращений граждан ( далее – обращение)производится главой города Юбилейного Московской области (далее - глава города), заместителями главы Администрации города, руководителями органов и структурных подразделений Администрации г.Юбилейного. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляет общий отдел управления делами Администрации (далее общий отдел).

1.3. Общий отдел готовит аналитическую и статистическую информации о характере обращений граждан и представляет ее главе города.

1.4. Все работники Администрации, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и обращений. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.5. При утрате исполнителем обращений в письменной форме назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава города.

1.6. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения в письменной форме временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или увольнении исполнитель обязан сдать не рассмотренные обращения граждан в общий отдел со служебной запиской на имя главы города о назначении других исполнителей.

2. Прием и первичная обработка обращений граждан

в письменной форме или в форме электронного документа

2.1. Обращения в письменной форме или в форме электронного документа и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел и подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления.

2.2. При приеме и первичной обработке документов в общем отделе:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), при необходимости к тексту обращения в письменной форме прилагается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) прилагаются впереди текста обращения в письменной форме. В случае отсутствия текста обращения, работником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Обращения в письменной форме в адрес Администрации города Юбилейного нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) обращения в письменной форме возвращаются на почту невскрытыми.

2.3. На обращения в письменной форме, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению.

2.4. Прием обращения в письменной форме непосредственно от граждан производится работником общего отдела.

Поступившие в общий отдел обращения регистрируются в течении 3 дней с момента поступления.

По просьбе обратившегося гражданина на копии его обращения проставляется штамп « Принято. Администрация города Юбилейного» с указанием даты приема обращения, подписи работника общего отдела.

2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя главы города, заместителей главы Администрации, работников Администрации передаются адресатам невскрытыми.

В случае, если обращение в письменной форме, поступившее с пометкой "лично", не является обращением личного характера, получатель должен передать его для регистрации в общий отдел.

2.6. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале работником общего отдела.

2.7. Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, принимаются в секторе информационных технологий управления делами, передаются в общий отдел для распечатывания и регистрации.

2.8. После первичной обработки все поступившие обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются в общем отделе и передаются главе города.

3. Регистрация поступивших обращений в письменной форме

или в форме электронного документа

3.1. Организация централизованного учета и делопроизводства по обращениям граждан производится в общем отделе.

3.2. Обращения граждан в письменной форме или в форме электронного документа подлежат регистрации в информационной системе "Дело 8.0" и в журнале регистрации входящей корреспонденции.

3.3. При регистрации:

- в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп установленной формы.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято местом обращения в письменной форме, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение;

- обращению в письменной форме или в форме электронного документа присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. При коллективном обращении в письменной форме или в форме электронного документа указывается автор, в адрес которого просят направить ответ, и проставляется пометка "Коллективное".

- отмечается тип доставки обращения (обращение в письменной форме, в форме электронного документа, телеграмма, доставлено лично и т. д.);

- если обращение переслано из вышестоящих организаций, то указывается, откуда оно поступило (из Московской областной Думы, Правительства Московской области, от Губернатора Московской области, из министерства и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма;

- обращение проверяется на повторность, при необходимости сверяется с предыдущей перепиской;

- от обращений в письменной форме отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. Все поступившие обращения после регистрации в общем отделе передаются начальнику управления делами Администрации г.Юбилейного.

4.2. Согласно резолюции главы города, все обращения граждан направляются через общий отдел в органы Администрации для рассмотрения и подготовки проекта ответа.

4.3. Обращения граждан в письменной форме или в форме электронного документа, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

4.4. Обращения в письменной форме или в форме электронного документа с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения, при необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы приемной главы города, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.

4.5. В органы Администрации зарегистрированные обращения граждан передаются под роспись в журнале регистрации обращений граждан.

4.6. Руководители органов Администрации организуют оперативное и качественное рассмотрение документов в установленные сроки.

4.7. В соответствии с содержанием документа (поручения) руководители органов Администрации осуществляют следующие основные мероприятия:

- определяют непосредственного исполнителя ответа;

- организуют контроль исполнения документа по вопросам, относящимся к компетенции органа;

- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения в письменной форме или в форме электронного документа, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости, в том числе и в электронной форме, в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

4.8. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

Все остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю не позднее чем за семь дней до окончания срока рассмотрения обращения необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и другое).

5. Рассмотрение обращений в письменной форме или в форме

электронного документа в органах Администрации г.Юбилейного

5.1. Поступившие в органы Администрации обращения граждан в письменной форме или в форме электронного документа рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

5.2. Журнал регистрации обращений граждан должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником общего отдела.

5.3. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов.

5.4. Срок хранения журналов регистрации обращений граждан, карточек с личного приема - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

5.5. Контроль сроков исполнения, а также подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить, в том числе, и в электронной форме, в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

в письменной форме или в форме электронного документа

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть продлены, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков рассмотрения обращения производится по служебной записке ответственного исполнителя главой города. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

Если контроль рассмотрения обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывает глава города.

В случае, если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом. По поручению главы города ответ на обращение подписывает заместитель главы Администрации города, начальник органа или структурного подразделения Администрации.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящие организации должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае, если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Документы, материалы и их копии, представленные гражданином при рассмотрении его обращения, подлежат возврату гражданину по его требованию. При этом исполнитель ответа вправе изготовить и оставить в своем распоряжении копии возвращаемых документов и материалов.

7.6. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации г.Юбилейного. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7.7. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, дается в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

7.8. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.9. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.10. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел управления делами, где проверяется правильность оформления ответа и делается пометка в информационной системе "Дело 8.0" с указанием результата рассмотрения обращения.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

7.11. В правом нижнем углу обращения исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и заверяет их личной подписью.

Отправление ответов без регистрации в общем отделе не допускается.

7.12. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

7.13. Поступившие ответы на поручения от муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений города и других организаций передаются в общий отдел для регистрации.

Работник общего отдела проверяет ответ на соответствие установленным требованиям. Если исполнение всех пунктов обращения в настоящее время невозможно, то в ответе исполнитель ставит срок окончания работ. Такое обращение ставится на дополнительный контроль, а ответ считается промежуточным.

7.14. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется работниками общего отдела в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации г.Юбилейного.

8. Организация личного приема граждан

8.1. Прием граждан главой города осуществляется в здании Администрации г.Юбилейного по адресу: ул. Пионерская, дом N 1/4 по предварительной записи.

8.2. Запись на прием к главе города осуществляется работником управления делами.

Работник управления делами по согласованию с главой города может принять решение о досрочном прекращении записи.

8.3. График приема граждан заместителями главы Администрации города, начальниками органов и структурных подразделений Администрации г.Юбилейного (далее - график) утверждается главой города.

График размещается на информационном стенде на 2 этаже здания Администрации, на официальном сайте Администрации и публикуется в средствах массовой информации.

8.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность.

Право на внеочередной прием в дни и часы, установленные для приема граждан, имеют:

- ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий;

- инвалиды I и II групп и (или) их законные представители;

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

8.5. На каждого гражданина, обратившегося на прием, заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, место работы, должность, льготная категория заявителя и фамилия должностного лица, ведущего прием. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в Администрацию. При повторных обращениях гражданина работник управления делами, ведущий запись, делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям, касающихся заявителя.

Подобранные материалы представляются главе города.

8.6. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на прием может быть приглашен (по договоренности) специалист соответствующего органа Администрации г.Юбилейного.

8.7. Запись на повторный прием к главе города осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

8.8. При рассмотрении обращений граждан на прием могут приглашаться специалисты Администрации г.Юбилейного, создаваться комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверяться исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

8.9. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для обращений граждан в письменной форме.

8.10. По окончании приема глава города, заместители главы Администрации г.Юбилейного, руководители органов Администрации г.Юбилейного доводят до сведения граждан свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

8.11. На личном приеме могут не рассматриваться:

- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;

- обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке;

- обращения, содержащие вопросы, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения;

- обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

8.12. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает глава города.

8.13. После завершения личного приема главой города и согласно его поручениям работник управления делами оформляет поручения работникам Администрации г.Юбилейного по подготовке проекта ответа на обращение гражданина.

8.14. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление главе города. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными.

Материалы с личного приема главы города передаются архивариусу общего отдела управления делами Администрации г.Юбилейного, на хранение в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8.15. Организацию рассмотрения и контроль исполнения устных обращений, поступивших во время прямого эфира на телевидении и по местному радио с участием главы города, заместителей главы Администрации и руководителей органов Администрации, осуществляет работник управления делами.

В случае, если изложенные в устном обращении, поступившем во время прямого эфира, факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение дается устно во время прямого эфира.

В остальных случаях устное обращение рассматривается в порядке, предусмотренном регламентом для обращений граждан в письменной форме.

9. Контроль рассмотрения обращений граждан

9.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. На этих обращениях главой города обозначаются сроки исполнения обращения. При необходимости осуществляется выезд на место.

9.2. На особый контроль ставятся поручения Губернатора Московской области, депутатов Московской областной Думы, министерств Московской области, прокуратуры города, депутатов Совета депутатов городского округа Юбилейный. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается до 15 дней. Продление этого срока производится главой города.

9.3. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в разделе 7.

9.4. Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет общий отдел, который периодически направляет в органы Администрации напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек.